Прослеживаемые товары и РНПТ у продавца Ozon: когда отчитываться и штрафы за пропуск

Продавец завозит партию холодильников, отгружает её на FBO, полгода спокойно торгует — а потом получает из налоговой требование объяснить, куда делись 60 единиц товара. Дело не в маркировке и не в сертификатах: товар попал в национальную систему прослеживаемости, а квартальные отчёты никто не подавал. Система работает с 8 июля 2021 года, кодов на упаковке не требует и поэтому проходит мимо селлера ровно до первого требования. Разбираю по шагам: какие категории сюда попадают, где брать РНПТ на партию, как он ходит по документам, что делать при продаже физлицу через маркетплейс и во что обходится пропущенный отчёт.

Прослеживаемость — это не «Честный знак»

Две системы путают постоянно, а совпадений у них почти нет. Маркировка — это физический код DataMatrix на каждой единице, оператор ЦРПТ, выбытие через кассу. Прослеживаемость — чисто документальная история: никаких наклеек, учёт идёт партиями, оператор — ФНС, а данные бегают внутри счетов-фактур и УПД.

Практический вывод из таблицы: один и тот же холодильник может попасть сразу в обе системы. Закрыли маркировку — обязанности по прослеживаемости с вас никто не снял, и наоборот.

Какие товары попадают под прослеживаемость

Перечень утверждён постановлением Правительства № 1110 от 1 июля 2021 года и с тех пор правился — сверяйте действующую редакцию перед закупкой. Из того, чем реально торгуют на маркетплейсах, там есть:

• мониторы и проекторы, которые работают в связке с вычислительной техникой;
• телевизионные приёмники, в том числе со встроенным радиоприёмником или записью звука;
• бытовые холодильники и морозильники, холодильное оборудование;
• стиральные машины — бытовые и для прачечных;
• детские коляски и детские автокресла;
• электронные интегральные схемы;
• погрузчики, бульдозеры, экскаваторы и прочая спецтехника.

Ловушка здесь одна: перечень построен на кодах ТН ВЭД и ОКПД2, а не на названиях категорий Ozon. Монитор монитору рознь — соседние коды могут в перечень не входить. Смотрите не на карточку, а на код из декларации на товары, по которой партия въехала в страну.

Вторая ловушка: прослеживаемость не заканчивается на импортёре. Если вы купили партию у российского оптовика, а тот получил её из импорта, в вашем УПД придёт РНПТ — и дальше это ваша обязанность, даже если вы никогда не проходили таможню.

Где берётся РНПТ: пять сценариев

РНПТ — регистрационный номер партии товара. Это не секретный код, который где-то выдают по заявке: в большинстве случаев он собирается из уже существующих номеров. Для импорта из третьих стран РНПТ — это номер декларации на товары плюс порядковый номер товара внутри неё, то есть вид XXXXXXXX/XXXXXX/XXXXXXX/001. Отдельно его «получать» не нужно, достаточно правильно собрать.

Формы уведомлений и отчёта утверждены приказом ФНС; их редакции обновлялись, поэтому актуальные бланки и форматы берите в личном кабинете налогоплательщика или у оператора ЭДО, а не из скачанного с форума файла. Проверить сам номер и узнать РНПТ по номеру декларации можно через сервисы прослеживаемости на сайте ФНС.

Последняя строка таблицы — самая частая беда селлера. Поставщик прислал УПД с пустыми графами прослеживаемости, вы приняли документ, товар уехал на склад — и партия у вас числится «ничьей». Это чинится только у поставщика: просите исправленный УПД, пока товар ещё не распродан. После продажи собирать номера задним числом дороже.

Как РНПТ ходит по документам

Всё движение прослеживаемого товара между юрлицами и ИП идёт через ЭДО — это не рекомендация, а требование: счёт-фактура на такие товары выставляется в электронном виде, кроме случаев продажи физлицам для личных нужд, самозанятым и вывоза за пределы страны. Бумажный УПД на прослеживаемую партию — уже нарушение порядка.

В документе появляются дополнительные графы: РНПТ, единица измерения по ОКЕИ с кодом, количество товара в этой единице и стоимость прослеживаемого товара. Количество указывается в штуках, даже если весь остальной документ считается коробками. Если партия одна, а строк в документе несколько — РНПТ повторяется в каждой строке.

Отсюда главное требование к вашему складскому учёту: он должен быть партионным. Обычный учёт в духе «на остатке 150 мониторов» не подойдёт: при отгрузке надо знать, из какой конкретно партии ушла единица и какой РНПТ поставить в документ. Если партии разные — товар в карточке один, а строк в документе будет столько, сколько партий вы смешали.

Продажа физлицу через маркетплейс: где цепочка обрывается

Продали монитор обычному покупателю для личных нужд — прослеживаемость по этой единице прекращается. Счёт-фактуру физлицу выставлять не нужно, РНПТ покупателю не передаётся. Но выбытие обязано быть показано: именно эту операцию вы отражаете в отчёте об операциях, иначе в базе ФНС партия так и висит на вас в полном объёме.

Отдельно про схему работы с Ozon. Передача товара на склад маркетплейса по FBO — не реализация: собственником остаётесь вы, прослеживаемость не прекращается и никакой отчётности на этом шаге не возникает. Дата реализации берётся из отчёта о реализации за период, который формирует площадка. Отсюда практическое правило: количество проданных единиц для отчёта тяните из отчёта о реализации, а не из витринной статистики заказов — заказ и реализация расходятся на отменах и невыкупах. Названия и расположение выгрузок в кабинете периодически переезжают, так что где лежит отчёт за нужный период, проверьте актуальное в базе знаний Ozon Seller.

Возврат ломает логику ещё раз: когда покупатель вернул прослеживаемый товар, прослеживаемость по нему возобновляется, и это отдельная операция в отчёте. Для категорий вроде мониторов и колясок, где процент возвратов заметный, это не редкий случай, а ежеквартальный.

Отчёт об операциях: кто подаёт и что в нём

Срок один для всех: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим кварталом. Формат только электронный, по ТКС через оператора ЭДО — на бумаге отчёт не принимают. А вот состав отчёта зависит от вашего налогового режима.

Последняя строка часто спасает нервы: если за квартал не было ни одной операции с прослеживаемым товаром, отчёт не нужен. Но «товар просто лежал на складе FBO» — это не отсутствие операций, если в квартале были продажи.

Заблуждение про УСН живучее, поэтому скажу прямо: прослеживаемость к НДС не привязана. Не платите НДС, не выставляете счета-фактуры — отчёт об операциях всё равно ваш, каждый квартал. У тех упрощенцев, кто перешагнул порог по доходу и попал на пониженные ставки НДС, картина раздваивается: часть операций уходит в декларацию, часть остаётся в отчёте. Разложите свои операции по двум колонкам с бухгалтером один раз — дальше это уже механика.

Штрафы и то, что происходит на самом деле

Здесь надо быть честным. Отдельный состав в КоАП под нарушения прослеживаемости обсуждается с 2021 года: в проекте фигурировали суммы порядка тысячи рублей за непредставленный отчёт и за каждый документ с неверными реквизитами, а для организаций — заметно более крупные штрафы за отказ выставлять электронные счета-фактуры. Введение санкций переносили не один раз. Прежде чем считать свои риски, проверьте действующую редакцию КоАП и свежие разъяснения ФНС: и суммы, и дата вступления по дороге менялись.

Что работает независимо от этого законопроекта и бьёт уже сейчас:

• требование из налоговой о представлении пояснений при расхождении данных — ответ в течение 5 рабочих дней;
• штраф 5 000 рублей по статье 129.1 НК за непредставленные пояснения и 20 000 рублей при повторе в течение года;
• отказ покупателя-юрлица от сделки или требование исправить документы, если вы не даёте РНПТ: ему нужны реквизиты для своей отчётности;
• накопленные расхождения как повод для более пристального внимания к компании целиком.

То есть даже в мягком сценарии пропуск отчёта стоит не «ноль, пока штрафы не ввели», а нескольких часов на сбор пояснений плюс риск получить 5 000 рублей за каждое требование, на которое не ответили в срок.

Разбор: как у нас зависла партия из 40 мониторов

Брали 40 офисных мониторов 24 дюйма у российского оптовика по 9 800 рублей за штуку — партия на 392 000 рублей, целиком уехала на FBO. РНПТ в УПД был, одной строкой на всю партию, тут к поставщику вопросов нет. За квартал прошло 27 реализаций, две штуки покупатели вернули, на складе к концу квартала осталось 15 единиц.

Ошибка была в отчёте: мы на УСН, поэтому в отчёте об операциях за квартал показали поступление партии — и всё. Реализацию физлицам не отразили вообще, считая, что раз прослеживаемость прекращается, то и писать нечего. Через полтора месяца пришло требование: по данным ФНС у нас числится 40 единиц, а движения нет.

Сбор данных занял около трёх часов, и не из-за налоговой. Отчёт о реализации Ozon выгружается по периодам начислений, возвраты попадают в него со сдвигом, и сводить заказы с фактической реализацией пришлось вручную по датам. В корректировке получилось три блока: 27 единиц реализации физлицам, 2 возврата с возобновлением прослеживаемости и остаток 15 штук, который так и числится за нами. Пояснения уложились в пятидневный срок, штрафа не было.

Выводы, которые оставили себе. Первое: партионный учёт заводится до первой поставки, а не после требования, иначе разбор возвратов превращается в археологию. Второе: количество для отчёта берётся из отчёта о реализации, а не из статистики заказов — у нас расхождение составляло 4 единицы на отменах. Третье: 25-е число после квартала стоит в календаре рядом с налоговыми датами, потому что отдельно про него все забывают. Себестоимость поставки и остатки по ней мы держим в Starbox AI рядом с расчётом прибыли: видно, сколько единиц из партии реально продано и сколько ещё лежит на складе.

Чтобы не повторять этот заход, проверку мы перенесли на этап до закупки. Спросите у поставщика код ТН ВЭД, сверьте с действующим перечнем и сразу договоритесь, что РНПТ будет в каждом отгрузочном документе — это условие проще заложить в договор, чем выбивать потом. Если импортируете сами, заведите таблицу партий: номер ДТ, РНПТ, количество, дата, остаток. Она же станет основой квартального отчёта.

Дальше — ритм. Раз в квартал, за несколько дней до 25-го числа, выгружаете отчёт о реализации, сверяете количества, собираете отчёт об операциях и отправляете через ЭДО. Обнаружили ошибку в уже сданном отчёте — подаёте корректировку, не дожидаясь требования: самостоятельное исправление всегда выглядит лучше, чем объяснение постфактум. И держите переписку с поставщиками по РНПТ там, где её можно найти через год: в спорах о том, кто не передал номер, выигрывает тот, у кого сохранился запрос.

FAQ

Что такое РНПТ простыми словами?

Регистрационный номер партии товара — цифровой идентификатор партии импортного товара из перечня прослеживаемых. Для ввоза из третьих стран он складывается из номера декларации на товары и порядкового номера товара в ней. На упаковку он не наносится и существует только в документах: счетах-фактурах, УПД и отчётах.

Нужно ли отчитываться по прослеживаемости на УСН?

Да. Прослеживаемость не связана с НДС: упрощенец без обязанностей по НДС всё равно подаёт отчёт об операциях ежеквартально, причём по всем операциям — и по покупке партии, и по продажам. Это одно из самых частых заблуждений, из-за которого продавцы узнают о системе уже по требованию из налоговой.

Нужен ли РНПТ при продаже физическому лицу на маркетплейсе?

Покупателю-физлицу РНПТ не передаётся и счёт-фактура не выставляется — на продаже для личных нужд прослеживаемость прекращается. Но саму операцию выбытия нужно показать в отчёте об операциях за квартал, иначе партия так и будет числиться у вас в полном объёме.

Что делать, если поставщик не указал РНПТ в УПД?

Запросить исправленный документ, пока партия не распродана. Без РНПТ вы не сможете корректно оформить свою отгрузку и отчитаться, а восстановить номер задним числом можно только через поставщика или по номеру декларации, если он известен. Договорённость о реквизитах прослеживаемости лучше фиксировать в договоре поставки.

Какой штраф за неподанный отчёт об операциях?

Отдельные санкции по КоАП за нарушения прослеживаемости вводились с переносами, поэтому актуальные суммы и дату вступления проверьте в действующей редакции кодекса и разъяснениях ФНС. Независимо от этого расхождение данных приводит к требованию о пояснениях с пятидневным сроком ответа, а игнорирование требования — к штрафу 5 000 рублей и 20 000 рублей при повторе в течение года.