Как добавить сотрудника в Ozon Seller: роли, права и доступ менеджера

Момент, когда магазином начинает заниматься не только владелец, наступает быстро: появляется сборщик, менеджер по карточкам, бухгалтер, иногда — внешнее агентство. И почти всегда первый импульс — «дам ему свой логин». Так делать не стоит: код входа привязан к вашему телефону, действия сотрудника будут записаны на вас, а отозвать доступ при расставании можно только сменой всех данных. У Ozon Seller есть нормальный механизм — сотрудники с ролями. Разберём, как он работает.

Где добавляются сотрудники

В кабинете: «Настройки → Сотрудники» (название пункта может немного отличаться). Там список людей с доступом и кнопка добавления. Добавлять может владелец кабинета и сотрудники с ролью администратора.

Порядок:

Нажмите «Добавить сотрудника».
Укажите его почту или телефон — то, что он будет использовать для входа.
Выберите магазины, к которым даёте доступ (если их несколько).
Назначьте роль или настройте набор прав вручную.
Отправьте приглашение. Сотрудник получит письмо или СМС, примет приглашение и войдёт на seller.ozon.ru под своим Ozon ID.

Если у сотрудника уже есть Ozon ID — как у покупателя, — приглашение привяжется к нему. Отдельную регистрацию проходить не нужно.

Роли: кому что давать

Ozon предлагает готовые роли и возможность собрать набор прав вручную. Готовые примерно такие (набор меняется, ориентируйтесь на смысл):

Роль	Что видит и делает	Кому подходит
Администратор	Всё, включая сотрудников, реквизиты, API-ключи	Совладелец, доверенный управляющий
Менеджер по товарам	Карточки, цены, остатки, модерация	Контент-менеджер, категорийный
Менеджер по заказам / логистике	Заказы FBS, отгрузки, поставки FBO	Сборщик, логист
Маркетолог	Продвижение, реклама, акции, отзывы за баллы	Специалист по рекламе
Аналитик	Аналитика и отчёты, только чтение	Внешний аналитик, консультант
Бухгалтер / Финансы	Финансы, документы, акты, выплаты	Бухгалтер
Поддержка покупателей	Отзывы, вопросы, чаты	Менеджер по клиентам

Принцип один: минимально необходимые права. Сборщику не нужны цены, маркетологу — реквизиты, бухгалтеру — карточки. Чем уже роль, тем меньше цена ошибки и тем проще понять, кто что сделал.

Доступ для внешнего менеджера или агентства

Работает так же, как для штатного сотрудника: приглашение по почте, роль, магазины. Особенности: давайте доступ только к тем магазинам, которые ведёт агентство; не давайте роль администратора — она открывает реквизиты и возможность добавлять других людей; договоритесь письменно, что доступ отзывается в день окончания работы.

Если агентство просит «полный доступ, иначе не сможем работать» — уточните, какие именно разделы им нужны. Для рекламы достаточно продвижения и аналитики, для карточек — товаров. Полный доступ не нужен никому, кроме владельца.

Для сервисов аналитики и учёта — не сотрудник, а API-ключ с ограниченными правами. Это отдельный раздел настроек.

Определил, какие разделы ему реально нужныДобавил через «Сотрудники», не передавал свой входВыбрал роль с минимальными правамиОграничил доступ нужными магазинамиСотрудник вошёл под своим Ozon ID и видит только своёЗаписал в свой список, кто и к чему имеет доступДоговорился о дате отзыва доступа при расставании

Что делать при увольнении

В день ухода — удалить сотрудника из списка или отозвать все роли. Не «на следующей неделе»: доступ к ценам, заказам и переписке с покупателями у человека, который больше не работает, — это риск, и не только теоретический. Заодно проверьте, не был ли на его почту заведён API-ключ или уведомления, и не значится ли его телефон где-то в контактах магазина.

Если кабинет изначально зарегистрирован на почту сотрудника — это отдельная проблема. Перерегистрировать почту владельца нужно до его ухода, через профиль Ozon ID, иначе восстановление доступа пойдёт через поддержку с документами.

Как контролировать действия сотрудников

Ozon хранит историю ключевых действий в кабинете: изменения цен, остатков, карточек, отгрузки. Смотреть её каждый день не нужно, но при странном событии — цена внезапно упала, товар ушёл в архив, заказ отменён — можно найти, кто и когда это сделал. Это возможно только если у каждого свой доступ. Под общим логином история бесполезна.

Хорошая привычка — раз в квартал просматривать список сотрудников и их роли. Люди меняют обязанности, а права остаются старыми.

Как мы делили доступы у себя

У нас в магазине четыре человека, и доступы устроены так. Владелец — администратор на оба магазина. Второй администратор — партнёр, на случай, если владелец недоступен: без этого потеря телефона превращалась бы в проблему на неделю. Менеджер по контенту — роль по товарам на оба магазина, без цен: цены меняет владелец, потому что каждое изменение — это прибыль. Сборщик — только заказы и отгрузки на один магазин, ему больше ничего не нужно и не интересно. Бухгалтер — финансы и документы, только чтение.

Внешний специалист по рекламе, которого подключали на сезон, получил роль маркетолога на один магазин на два месяца. По окончании доступ отозвали в тот же день — это было прописано в договоре.

Один раз мы забыли убрать доступ уволившемуся сборщику, и он через месяц случайно (он утверждает) открыл приложение и увидел новые заказы. Ничего не сделал, но ощущение было неприятное. С тех пор отзыв доступа — первый пункт в чек-листе увольнения, до передачи ключей от склада.

Типичные ошибки с доступами

Первая — «дам администратора, чтобы не разбираться с ролями». Администратор может добавлять других сотрудников, менять реквизиты и видеть выплаты. Это доверие уровня совладельца, а не менеджера.

Вторая — регистрация кабинета на почту сотрудника. Кажется удобным: он занимается магазином, ему и письма. Потом сотрудник уходит, а вместе с ним — доступ к восстановлению кабинета. Почта владельца кабинета должна быть почтой владельца бизнеса.

Третья — один общий логин на всех «для простоты». История действий бесполезна, ответственность размыта, отозвать доступ одному невозможно — только всем.

Четвёртая — API-ключи, выданные сотрудникам как «доступ». Ключ — для программ, не для людей. Сотрудник с ключом может делать всё, что позволяет ключ, вне интерфейса и без следов в истории кабинета.

Несколько магазинов и сотрудники

Если магазинов несколько, доступ выдаётся на каждый отдельно. Менеджер может видеть один магазин и не знать о существовании второго. Это удобно, когда разные направления ведут разные команды, и когда вы не хотите, чтобы внешнее агентство видело весь бизнес.

Администратор с правами на все магазины — только владелец и, возможно, один заместитель.

FAQ

Сколько сотрудников можно добавить в кабинет?

Ozon не ограничивает жёстко; на практике добавляются десятки. Ограничение скорее в том, чтобы у каждого была понятная роль.

Нужна ли сотруднику отдельная регистрация продавца?

Нет. Достаточно Ozon ID — он создаётся при принятии приглашения или уже есть у сотрудника как у покупателя.

Может ли сотрудник видеть выплаты и реквизиты?

Только если у него роль с доступом к финансам или администратора. Роли по товарам, заказам и рекламе финансов не видят.

Что делать, если сотрудник не получил приглашение?

Проверить почту и спам, убедиться, что адрес введён верно, отправить приглашение повторно. Если у него уже есть Ozon ID на другую почту — пригласить на неё.

Видит ли сотрудник, что делают другие сотрудники?

История действий доступна администратору. Обычные роли видят только результат — текущие цены, остатки, статусы, — но не то, кто их изменил. Это ещё одна причина держать роли раздельными.

Как передать кабинет новому управляющему, если владелец отходит от дел?

Добавить его администратором, но владельца Ozon ID не менять: почта и телефон входа остаются у собственника бизнеса. Это позволяет отозвать доступ управляющего в любой момент без потери кабинета.

Можно ли дать доступ только на просмотр, без права менять?

Да, для аналитики и финансов есть роли только для чтения. Для товаров и заказов — через ручную настройку прав, отключив редактирование.