Как убрать доступ уволенного сотрудника в Ozon Seller: чек-лист из 9 шагов

Менеджер уволился в пятницу, профиль в кабинете удалили в понедельник, а в среду у сорока товаров сама собой поехала цена — потому что выгрузка работала через API-ключ, который он выпустил полгода назад и записал себе в заметки. Кнопка «Удалить» в списке сотрудников закрывает один вход из шести. Ниже — порядок из девяти шагов, по которому мы в Starbox прогоняем каждое увольнение: что закрывать в первый час, что спокойно ждёт до завтра и как через неделю убедиться, что дырок не осталось.

Что остаётся у сотрудника после нажатия «Удалить»

Доступ к магазину на Ozon — это не один вход, а связка. Удаление профиля забирает собственный логин сотрудника в кабинете, и только его. Дальше идут пять вещей, которые живут отдельно и увольнение переживают спокойно.

• Пароль владельца, если человек хоть раз заходил под основным аккаунтом — «чтобы быстрее» или пока ему настраивали роль.
• API-ключи Seller API, которые он выпускал: ключ лежит в настройках магазина, а не в карточке человека, и работает, пока его не отозвали руками.
• Корпоративная почта и телефон, на которые приходят коды подтверждения и письма от Ozon.
• Сторонние сервисы: система учёта, сервис аналитики, Telegram-бот с уведомлениями о заказах, кабинет оператора ЭДО.
• Общие файлы и пароли: таблица с себестоимостью, закупочные цены, договорённости с поставщиками, заметки в менеджере паролей.

Худший сценарий тут не «зайдёт посмотреть выручку». Худший — поменяет расчётный счёт в реквизитах, включит акцию с ценой ниже себестоимости или выгрузит базу поставщиков конкуренту. Всё это делается за пять минут и обнаруживается через неделю.

Девять шагов в порядке срочности

Порядок не случайный: сверху то, что даёт полный контроль над деньгами, снизу — то, что влияет на удобство. Если времени в обрез, сделайте первые пять.

Названия разделов в кабинете периодически переезжают. Не нашли по пути из таблицы — ищите по словам «сотрудники» и «API» в поиске по настройкам, а сам порядок действий сверяйте с актуальной базой знаний Ozon Seller: интерфейс меняется чаще, чем логика.

Шаги 1–3: профиль, дубли и пароль владельца

Шаг 1. Удалить, а не понизить роль. Раздел с сотрудниками в Ozon Seller лежит в настройках кабинета; напротив человека есть действие «Удалить» или «Отозвать доступ». Именно оно, а не снятие галочек с разделов: человек с урезанными правами по-прежнему заходит в ваш магазин, а разделы ему потом вернёт любой коллега, который не в курсе увольнения. Если магазинов несколько, доступ выдавался к каждому отдельно — пройдите по всем кабинетам, а не только по основному.

Шаг 2. Пройти список сотрудников глазами целиком. Типичная история: человека заводили дважды — сначала на личную почту, потом на корпоративную, — и вторая запись осталась висеть. Отдельно проверьте строки со статусом «приглашение отправлено»: неподтверждённое приглашение обычно живёт по ссылке в письме, и активировать его можно позже, уже после увольнения. Такие строки удаляйте тоже.

Шаг 3. Сменить пароль владельца. Нужно, если сотрудник хотя бы раз входил под основным аккаунтом — а у тех, кто проработал с вами дольше полугода, это почти всегда так. Ставьте новый пароль сразу, а не «на выходных»: смена пароля обычно завершает активные сессии, включая мобильное приложение. И тут же посмотрите, куда приходят коды подтверждения входа — на чей номер и на какой ящик. Если на телефон уволенного, это не отдельная задача на потом, а продолжение шага 4.

Шаги 4–5: контакты кабинета и API-ключи

Шаг 4. Разобраться с привязанной почтой и телефоном. Тот, кто получает коды подтверждения и письма от Ozon, фактически владеет кабинетом: он восстановит доступ, даже когда профиль давно удалён. Если кабинет привязан к почте вида manager@вашдомен, смените адрес на свой или заберите ящик у себя на домене. Если к личной почте уволенного — меняйте контакт в кабинете в тот же день. Порядок смены контактов и сроки подтверждения проверьте в актуальной базе знаний Ozon Seller: там процедура периодически меняется.

Шаг 5. Перевыпустить API-ключи. Пара Client-Id и Api-Key работает в обход всей защиты кабинета: ни пароля, ни кода подтверждения ей не требуется. Через неё меняются цены, остатки и статусы отправлений, выгружается вся аналитика — а в истории входов не остаётся ничего, потому что входа как такового не было. Рассчитывать на то, что ключ умрёт вместе с профилем сотрудника, нельзя: откройте Настройки → Seller API и разберите список руками.

Смотрите не на названия, а на дату создания и на простой вопрос: можете ли вы для каждого ключа назвать сервис, который пользуется им прямо сейчас. Не можете — отзывайте. Дальше три детали, на которых перевыпуск обычно идёт криво: значение ключа показывается ровно один раз, при создании; у ключа есть роль (административная, аналитическая и другие), и новый нужно выпускать с той же ролью, иначе часть методов вместо данных начнёт отвечать 403; ключей может существовать несколько одновременно.

Последнее и есть рычаг замены без простоя. Порядок такой: выпускаете новый ключ, разносите его по всем сервисам, убеждаетесь, что остатки и цены проехали хотя бы раз, и только потом гасите старый. Пока оба живы, ни одна интеграция не падает — выгрузки не встают вообще, а не «на пару минут».

Отдельно держите в голове рекламу: кабинет на performance.ozon.ru работает на своих Client ID и Client Secret, и отзыв ключа Seller API их не трогает. Если сотрудник настраивал кампании или автоматизацию ставок, закрывайте доступы и там — про рекламный кабинет в суете увольнения забывают чаще всего.

Шаги 6–7: сторонние сервисы, файлы и пароли

Шаг 6. Пройти по сервисам вокруг Ozon. У среднего магазина их пять-семь: товароучётка (1С, МойСклад, RetailCRM), сервис аналитики, кабинет оператора ЭДО, банк-клиент, Telegram-бот или рабочий чат, сервис для карточек и инфографики. Везде у сотрудника был свой логин, и нигде он не отвалится сам. Наш сервис тут не исключение: Starbox AI тоже подключён по ключу, и после ротации магазин надо переподключить, иначе расчёт прибыли по товарам встанет вместе с остальными интеграциями.

ЭДО стоит особняком. Там подписываются УПД на поставки, и это опаснее доступа к карточкам: подписанный документ отменить сложнее, чем поправить цену. Если сотрудник работал вашей электронной подписью, правильный ход — отозвать её и выпустить новую, а не досиживать срок действия.

Шаг 7. Забрать общие файлы и пароли. Таблицы с себестоимостью и закупками, папка с исходниками карточек, менеджер паролей, общий диск. Права на файлы снимаются в настройках доступа каждого документа поштучно — массовой кнопки «отозвать всё» у уволенного обычно нет. Общие пароли, которые человек видел, меняются целиком, вручную, по одному, без «да он не полезет».

Шаги 8–9: история действий и приёмка дел

Шаг 8. Поднять изменения за две последние недели. Смотреть нужно не всё подряд, а то, что стоит денег: цены и скидки, участие в акциях, остатки и лимиты, реквизиты для выплат, шаблоны ответов покупателям, настройки рекламных кампаний и дневных бюджетов. Глубина журнала и набор событий в кабинете зависят от раздела — что именно доступно сейчас, проверьте в базе знаний Ozon Seller. Если журнала по нужному разделу нет, сравните выгрузку цен и остатков с той, что была до увольнения, — расхождения видно за пять минут.

Шаг 9. Принять дела, а не только закрыть двери. На уволенном обычно висят незакрытые обращения в поддержку, переписка с поставщиками, черновики карточек, запланированные поставки и акции, на которые он подал заявки. Соберите это одним списком в день увольнения, пока человек ещё отвечает на сообщения: через неделю выяснять, почему поставка стоит в «черновике», будет уже не у кого.

Разбор: 35 минут на кабинет и акция, которую чуть не проглядели

Менеджер вёл у нас два магазина и ушёл к конкуренту. Предупредил за три дня, расстались нормально, но список мы прогнали целиком — без скидок на хорошие отношения. Шаги с первого по четвёртый заняли двенадцать минут на оба кабинета. На пятом стало интереснее: активных ключей Seller API оказалось четыре вместо ожидаемых двух. Один назывался test и был выпущен в марте, второй не опознал никто в команде. На замену всех четырёх ушло двадцать три минуты — столько мы разносили новые ключи по трём сервисам и гасили старые. Выгрузка остатков при этом не вставала ни на минуту: пока новые ключи разъезжались, старые ещё работали.

Дальше — то, ради чего вообще имеет смысл шаг 8. В изменениях за неделю до увольнения нашлась подтверждённая заявка в акцию по двенадцати товарам, с ценой примерно на 75 рублей ниже нашей себестоимости. Не саботаж, а невнимательность при массовом подтверждении. Девять позиций сняли до старта, три отторговались: 55 заказов, минус около 4 100 рублей к марже. Вывод мы сделали не про сотрудника, а про порядок: шаг 8 переехал с «первой недели» на день увольнения, а в регламенте появился отдельный пункт — смотреть заявки в акции на две недели вперёд.

Ошибки, из-за которых доступ остаётся открытым

1. Удалить профиль и на этом остановиться — ключи, почта и сторонние сервисы работают дальше.
2. Не менять пароль владельца, потому что «он под ним заходил всего пару раз».
3. Оставить кабинет привязанным к почте или телефону уволенного — это восстановление доступа в обход всего остального.
4. Откладывать перевыпуск ключей из страха, что встанут выгрузки: они не встанут совсем, если сначала выдать новый ключ, разнести его по сервисам и только потом отозвать старый.
5. Забыть про второй магазин, склад FBS или второе юрлицо, где доступ выдавался отдельно.
6. Не проверить, что сотрудник успел сделать в последние дни, — акции, цены и реквизиты дороже самого доступа.
7. Держать процесс в голове: при увольнении в аврале шаги теряются именно те, которые помнил только владелец.

Последнее лечится одним файлом на страницу. У нас это чек-лист из девяти пунктов с полями «кто закрыл» и «когда» — заполняется за пятнадцать минут и хранится вместе с документами по сотруднику. Заводить его лучше сейчас, а не в день, когда человек уже написал заявление.

FAQ

Как удалить сотрудника из Ozon Seller?

Откройте настройки кабинета, раздел с сотрудниками, и напротив нужного человека выберите удаление доступа. Снимать галочки с разделов вместо удаления бессмысленно: урезанная роль — это всё ещё рабочий вход в ваш магазин. Магазинов несколько — повторите в каждом, списки доступов между кабинетами не связаны.

Сотрудник удалён, но, кажется, всё ещё заходит в кабинет. Почему?

Скорее всего, он входит не под своим профилем: под аккаунтом владельца, пароль от которого знает, или через второй профиль на другую почту, который остался в списке. Ещё вариант — активная сессия в мобильном приложении. Смените пароль владельца, проверьте весь список сотрудников целиком и включите подтверждение входа на свой телефон.

Нужно ли менять пароль владельца при увольнении менеджера?

Если сотрудник хоть раз входил под основным аккаунтом — обязательно и в тот же день. Даже если не входил, смена пароля стоит минуту и закрывает сценарий с записанным где-то паролем. Заодно проверьте, на чей номер приходят коды подтверждения.

Что будет с товарами и настройками, которые делал сотрудник, после удаления профиля?

Ничего не пропадёт: карточки, цены, кампании и поставки принадлежат магазину, а не профилю. Удаление сотрудника закрывает вход, но не откатывает его действия — поэтому в списке есть отдельный шаг с проверкой последних изменений.

Как посмотреть, что сотрудник делал перед увольнением?

Начните с журнала изменений в кабинете и с разделов, где деньги: цены, акции, реквизиты, рекламные кампании. Глубина истории зависит от раздела, актуальный набор проверьте в базе знаний Ozon Seller. Если по нужному разделу журнала нет, сравните текущую выгрузку цен и остатков с той, что сохраняли до увольнения.