Как указать количество товара на своём складе FBS и не получить отмену

На полке лежит 50 кружек, и в поле остатка на Ozon рука сама пишет «50». Через два дня выясняется, что восемь из них ещё в понедельник отложили под заказ с другой площадки, а в трёх коробках при сборке нашлись сколы. Три заказа Ozon собрать не из чего, отмена по вине продавца, минус в показателях. Число было «правильным» — полка не врала, — но указывать нужно было другое.

Как указать количество товара на своём складе Ozon? В поле остатка FBS пишут не то, что физически лежит, а то, что вы гарантированно отгрузите: полка минус резерв под другие каналы, минус брак и пересорт, с поправкой на кратность карточки. Ниже — формула по шагам, наборы и упаковки, частота обновления и разбор отмен, который показывает, где формула протекает.

Физический остаток и доступный к продаже — разные числа

Физический остаток — всё, что лежит на вашем складе. Доступный к продаже — только то, что можно взять с полки, упаковать и отдать в тот день, когда придёт заказ. Между ними всегда есть разница, даже на самом аккуратном складе.

Ozon видит только число, которое вы ему передали, и продаёт ровно его. Площадка не знает, что часть товара обещана другому покупателю или лежит в коробке с браком. Если в кабинете 50, а продать можно 39, одиннадцать заказов станут отменами по вашей вине.

Обратная ошибка — занижать остаток «на всякий случай» в два раза — тоже стоит денег. Когда остаток в кабинете заканчивается, карточка перестаёт продаваться, хотя товар у вас есть. Задача — передавать точное доступное число, а не угадывать. Для этого достаточно считать его каждый раз по одной и той же схеме.

Формула доступного остатка по шагам

Считать удобно по одной схеме для каждого SKU. Её можно держать в таблице или настроить в учётной системе, но логика одна:

Итоговое число — максимум, который можно передать в Ozon. Меньше можно, если товар ходовой, а обновляете остатки вы редко. Больше — нельзя: всё, что сверх доступного, рано или поздно превращается в отмену.

Резерв под другие каналы и офлайн

Если тот же товар продаётся в розничном зале, на другой площадке или оптовому покупателю, каждый канал видит свой остаток и не знает про остальные. Отложенное под один канал для других не существует — но только если вы сами это учли.

Проще всего делить товар по правилу: всё, что уже обещано конкретному покупателю, вычитается из остатка Ozon сразу, в момент резерва, а не в момент отгрузки. Заказ с другой площадки пришёл в понедельник, отгружаете в среду — вычитаете в понедельник.

Если каналов несколько и остатки общие, без учётной системы, которая резервирует товар под каждый заказ, ручной расчёт начнёт отставать уже на десятке заказов в день. Пока продаж немного, достаточно таблицы, где резерв вносится первым делом, а остаток для Ozon пересчитывается формулой, а не в уме. Главное — чтобы резерв записывал тот, кто принимает заказ, а не тот, кто вспомнит о нём при отгрузке.

Брак, пересорт и витринные образцы

Брак из возвратов, товар с повреждённой упаковкой, образец, который стоит на витрине в зале, — всё это лежит на полке, но в заказ не пойдёт. Держите такие единицы в отдельной зоне или ячейке и не включайте в доступный остаток.

Пересорт коварнее: по учёту у вас 20 футболок размера M, а на деле 17 M и 3 L. Кабинет продаст 20 M, три заказа сорвутся. Пересорт ловится только пересчётом, поэтому по ходовым размерам и цветам сверяйте факт с учётом регулярно, а не раз в год. Удобный момент — сразу после приёмки новой партии, пока коробки ещё не разошлись по ячейкам.

Наборы, упаковки и кратность карточки

Количество в Ozon указывается в единицах карточки, а не в штуках на полке. Если карточка продаёт упаковку по 6 штук, а на полке 50 штук, передать можно 8 упаковок: 8 × 6 = 48, и две штуки этой карточкой продать нельзя. Ошибка «указал штуки вместо упаковок» даёт шестикратное завышение и почти гарантированную серию отмен.

С наборами сложнее, когда те же товары продаются и поштучно. Допустим, набор — это 2 кружки и блюдце, а доступно 39 кружек и 15 блюдец. Максимум наборов — 15, но если выставить 15 наборов и 39 кружек поштучно, одни и те же кружки окажутся в двух карточках. Остаток нужно разделить заранее:

Проверка простая: сумма выделенного по каждому компоненту не должна превышать доступное. Кружек 20 + 19 = 39, блюдец 10 + 5 = 15 — сходится. Если распределение нужно менять часто, заведите набор в учёте как комплект, и система будет считать это сама.

Что делать с заказами, которые уже приняты

Товар под принятые, но ещё не отгруженные заказы Ozon тоже лежит на полке. Вопрос в том, вычитать ли его из числа, которое вы передаёте. Ответ зависит от того, как площадка трактует передаваемый остаток — как весь товар на складе или только свободный.

Прежде чем настраивать обновление, проверьте это в справке Ozon или в описании метода, если остатки уходят через API, и посмотрите, как в кабинете отображаются остаток и резерв по вашему складу. Ошибка в любую сторону дорогая: не вычтете, когда нужно, — продадите товар дважды; вычтете лишний раз — занизите остаток и потеряете продажи.

Как часто обновлять и кто за это отвечает

Остаток устаревает с каждой продажей в другом канале и с каждым найденным браком. Чем быстрее уходит товар, тем чаще нужно обновлять число в кабинете.

При ручном вводе назначьте одного ответственного и конкретное время: например, каждое утро до начала сборки и после приёмки поставки. «Кто-нибудь обновит» означает, что в пятницу вечером не обновит никто, а за выходные накопятся заказы.

Для ходовых товаров, которые продаются сразу в нескольких местах, держите в Ozon остаток чуть ниже доступного. Пока ваше обновление не дошло до кабинета, последние единицы могут уйти в другом канале, и небольшой запас закрывает это окно.

Разбор отмен: каждая отмена показывает дыру в формуле

Доля отмен по вине продавца входит в показатели магазина, и при превышении порога площадка может ограничить продажи. Актуальные пороги и последствия смотрите в разделе с показателями в кабинете, а раз в месяц проверяйте свою долю отмен за прошедший период.

Каждую отмену из-за нехватки товара разбирайте по причине — она почти всегда указывает на конкретный шаг формулы, который вы пропустили:

Если за месяц набралось три отмены с одной и той же причиной, это уже не случайность, а сломанный шаг. Чините его, а не разбирайте каждую отмену заново. Запишите причину и изменение в процессе рядом с датой — через месяц будет видно, помогло ли.

Поставка в пути и последние единицы

Товар от поставщика, который едет к вам, в остаток не добавляйте, пока не приняли и не пересчитали его на складе. Поставка может задержаться, прийти неполной или с браком, а заказы на обещанное количество придут сразу.

Последние две-три единицы товара — отдельный риск. Именно на них чаще всего всплывают сколы, пересорт и заказы из соседних каналов. Если товар заканчивается и повторной закупки не будет, выставьте остаток на одну-две единицы меньше доступного: потеря пары продаж обойдётся дешевле отмены.

Когда товар закончился совсем, ставьте в остатке ноль, а не оставляйте последнее значение в надежде, что поставка успеет. Карточка сохранит историю и отзывы, а продажи вернутся, как только вы передадите новое количество.

FAQ

Как указать остаток товара на своём складе в Ozon?

Остаток FBS задаётся для каждого товара и склада — в кабинете, файлом или через API и учётную систему. Указывайте не физическое количество на полке, а доступное к продаже: без резерва под другие каналы, без брака и пересорта, в единицах карточки.

Что будет, если указать остаток больше, чем есть на складе?

Ozon примет заказы на всё указанное количество. Те, что собрать не из чего, придётся отменить, и такие отмены засчитываются по вине продавца и влияют на показатели магазина.

Нужно ли вычитать брак из остатка FBS?

Да. Бракованный товар физически лежит на складе, но отправить его покупателю нельзя. Держите его в отдельной зоне и не включайте в доступное количество.

Как указать остаток, если товар продаётся упаковками или наборами?

В единицах карточки: если карточка продаёт упаковку по 6 штук, делите штуки на 6 и округляйте вниз. Для наборов, компоненты которых продаются и поштучно, заранее распределите товар между карточками, чтобы одни и те же единицы не попали в две.

Как часто обновлять остатки на своём складе Ozon?

Так часто, как быстро меняется доступное количество. Если товар продаётся только на Ozon и понемногу, хватает обновления раз в день. Для ходовых позиций и нескольких каналов продаж нужна автоматическая синхронизация через учётную систему или API.