Акт сверки с Ozon: где взять, как читать и как сверить с отчётом о реализации

Акт сверки — документ, который продавцы Ozon обычно впервые открывают по просьбе бухгалтера перед годовой отчётностью и обнаруживают, что ничего в нём не понимают. Между тем это лучший инструмент контроля денег: он показывает, что площадка начислила, что удержала, что перечислила и что осталась должна — по датам и документам. Раз в месяц потратить на него час — значит не терять удержания, которые в годовом объёме незаметны. Здесь — где взять, как устроен, как сверять и что делать с расхождениями.

Где формируется

В кабинете Ozon Seller: «Финансы» → «Документы» или отдельный пункт «Акты сверки». Выбираете период (месяц, квартал, произвольный), формируете — документ появляется в списке и приходит через ЭДО, если он подключён. Формировать можно за любой прошедший период, в том числе за год. Иногда акт запрашивается через обращение — если нужен по нестандартной форме или с печатью.

Хранить лучше помесячно, в папке вместе с отчётом о реализации за тот же месяц: так сверка занимает минуты.

Из чего состоит

Акт — таблица движений между вами и Ozon за период. Каждая строка — документ или операция: начисления по продажам (по отчёту агента), удержания по актам об оказанных услугах (комиссия, логистика, хранение, продвижение), корректировки (возвраты, компенсации, пересчёты по прошлым периодам), выплаты на ваш счёт. Внизу — обороты за период и сальдо на начало и конец.

Сальдо — ключевая строка. Оно показывает, кто кому должен на дату. В пользу продавца — Ozon вам (начислено больше, чем выплачено, обычно продажи последних дней периода). В пользу Ozon — вы площадке (удержания превысили начисления; сумма будет вычтена из следующих выплат).

Как сверять: три точки

Точка 1: отчёт о реализации ↔ начисления в акте. Итоговая сумма к перечислению из отчёта за месяц должна равняться сумме начислений в акте за месяц. Если нет — ищите корректировки: они относятся к прошлым периодам, но попадают в текущий акт.

Точка 2: выплаты в акте ↔ выписка банка. Каждая строка «Перечислено» должна найтись в выписке с той же суммой и близкой датой (день-два разницы на проведение платежа — норма).

Точка 3: сальдо на конец ↔ баланс в кабинете. На ту же дату баланс в разделе финансов должен совпадать с сальдо.

Сходятся все три — учёт чист. Расходится одна — там и искать.

Типичные причины расхождений

Корректировки по прошлым периодам — возврат в сентябре по продаже в августе уменьшит начисления сентябрьского акта, а в августовском отчёте останется как продажа. Это норма, а не ошибка.

Разница в датах — продажа 31-го числа, зачисление в отчёт 1-го следующего месяца. Смотрите обороты за два смежных периода вместе.

Удержания, не попавшие в акты об услугах, — редко, но бывает: услуга удержана, акта нет. Это повод для обращения.

Компенсации, начисленные не в том периоде, — за потерянный на складе товар, за повреждение. Появляются в акте того месяца, когда компенсация оформлена.

Выплата вернулась — если реквизиты были неверные или счёт закрыт, платёж вернётся в Ozon и в акте будет две строки: перечисление и возврат.

Акт сверки при спорах с Ozon

Акт — ваш главный документ, если дело дошло до претензии или суда по удержаниям. Он подписан обеими сторонами через ЭДО и фиксирует, что площадка признаёт начисления и удержания в таких-то суммах. Если вы подписали акт без разногласий, оспаривать удержания за этот период сложнее: формально вы согласились. Поэтому при обнаружении спорного удержания — сначала обращение, потом подпись акта с протоколом разногласий или после урегулирования.

Обратная ситуация тоже бывает: Ozon начислил компенсацию, она видна в акте, а на счёт не пришла. Подписанный акт с этой строкой — основание требовать выплату.

Акт сверки при закрытии магазина

Перед расторжением договора сформируйте итоговый акт за весь период работы и сверьте с общей суммой выплат. Сальдо должно выйти в ноль после последней выплаты. Если в пользу продавца — эту сумму вам должны перечислить; если в пользу Ozon — придётся погасить. Это последний момент, когда документы доступны в кабинете, так что выгрузите акт и все отчёты.

Зачем акт нужен бухгалтеру и налоговой

На УСН доход считается по отчёту о реализации — полная цена покупателя. Акт сверки подтверждает, что удержания площадки (на УСН 15 % — расходы по актам) и выплаты соотносятся с этим доходом. При проверке налоговая смотрит связку: отчёт агента → акты услуг → выписка. Акт сверки собирает её в одном документе.

Для НДС-плательщиков — дополнительно счета-фактуры Ozon по услугам; в акте они фигурируют как документы-основания удержаний.

Для внутреннего учёта акт — способ убедиться, что удержания растут не быстрее продаж. Если доля логистики или хранения в удержаниях за квартал выросла — это сигнал разобраться, а не факт для принятия.

Наш порядок

Первое число месяца: бухгалтер формирует акт за прошлый месяц, скачивает отчёт о реализации, сверяет три точки — час. Расхождения записывает в таблицу с номерами документов. Если есть необоснованные — обращение в тот же день, потому что срок оспаривания части удержаний ограничен. Раз в квартал — сводная сверка за три месяца, чтобы поймать корректировки, гуляющие между периодами. Раз в год — годовой акт для декларации.

За первый год так вернули два удержания: за хранение, которого не было по нашим данным, и двойную обратную логистику. Суммы небольшие, но принцип: если не сверять, платишь за чужие ошибки.

FAQ

Где получить акт сверки с Ozon?

В кабинете, раздел «Финансы» → «Документы» или «Акты сверки». Формируется за любой период и приходит через ЭДО.

Что такое сальдо в акте сверки?

Остаток задолженности на дату: в пользу продавца — Ozon должен вам (ещё не выплачено), в пользу Ozon — вы должны площадке (будет удержано).

Почему акт не совпадает с отчётом о реализации?

Из-за корректировок по прошлым периодам (возвраты, компенсации) и разницы в датах на стыке месяцев. Смотрите строку корректировок и два смежных периода.

Нужно ли подписывать акт сверки?

Да, через ЭДО, как и остальные документы. Это фиксирует согласие с расчётами; при разногласиях подписывайте с протоколом расхождений или через обращение.

Что делать, если Ozon не подписывает акт с моими разногласиями?

Отправить обращение с протоколом разногласий и расчётом. Площадка либо скорректирует данные, либо аргументированно откажет — и это уже основание для претензии, если сумма того стоит.

Можно ли получить акт сверки с печатью Ozon?

Через ЭДО акт подписан электронной подписью площадки — это юридически равнозначно печати. Бумажный вариант с печатью запрашивается через обращение, если его требует контрагент или банк, но нужен редко.

Как часто нужно сверяться?

Ежемесячно — оптимально: расхождения находятся быстро, срок оспаривания не уходит. Минимум — ежеквартально.