Товары со сроком годности на Ozon: правила приёмки, остаточный срок и списания

Поставка на 900 штук доехала до склада, а через день пришло уведомление: часть партии не принята из-за остаточного срока годности. Или принята, но через три месяца в кабинете висят 180 штук, которые уже никто не купит. Обе истории начинаются одинаково — с того, что партию считали от даты на коробке, а не от того дня, когда товар реально окажется на складе и начнёт продаваться.

Как работать с товарами со сроком годности на складе Ozon: знать требование склада к остаточному сроку для своей категории, считать остаток на дату приёмки, а не на сегодня, подгонять размер партии под реальный темп продаж и заранее решить, что делать с тем, что не успеет уйти. Ниже — формулы, пример с цифрами и таблица решений по остатку.

Три даты, которые нельзя путать

В разговоре о сроке годности постоянно смешивают три разные даты. Из-за этого партия, которая «свежая» по словам поставщика, оказывается старой для склада.

Остаточный срок — это время от даты приёмки до окончания срока. В примере из таблицы с производства до приёмки прошло 60 дней, и от 180 осталось 120. Именно эти 120 дней, а не 180 с упаковки, — ваше окно продаж. Часто остаточный срок выражают и в процентах от общего: здесь это две трети. Переводите требование склада в дни для каждого своего товара — так его проще сравнивать с планом поставки и с темпом продаж.

Требование склада к остаточному сроку

Склад принимает товар со сроком годности, только если до окончания срока осталось не меньше определённой доли или количества дней. Требование зависит от категории и общего срока годности и может меняться. Актуальное значение для своего товара смотрите в кабинете и в справке Ozon, а не в пересказах на форумах.

Проверять требование нужно на дату приёмки, а не на дату отгрузки. Между ними — дорога, очередь на приёмку, иногда перенос поставки. Если на отгрузке запас по сроку впритык, пара дней задержки превращает принятую партию в отказ. Закладывайте запас на дорогу и очередь по опыту своих прошлых поставок, а не по самому быстрому варианту: отказ в приёмке обходится дороже, чем неделя, на которую партию пришлось бы привезти свежее.

Если товар с приближающимся концом срока уже лежит на складе, площадка может снять его с продажи и предложить вывезти или утилизировать. Условия и сроки для таких случаев указаны в справке и в уведомлениях в кабинете — следите за ними, потому что пропущенный срок часто означает, что решение примут за вас.

Сколько штук успеет продаться

Формула простая. Остаточный срок на дату приёмки умножаем на продажи в день — получаем потолок партии. Всё, что сверху, не успеет уйти даже теоретически.

Возьмём товар со сроком годности 180 дней. К приёмке с даты производства пройдёт 60 дней, партия — 900 штук, продаётся 6 штук в день. Остаток срока — 180 − 60 = 120 дней. Вся партия уйдёт за 900 / 6 = 150 дней. Последние 30 дней продаж в срок не помещаются: это 30 × 6 = 180 штук под риском списания. Потолок партии — 120 × 6 = 720 штук.

Но и 720 — оптимистичная цифра. Покупатель не возьмёт товар, которому осталась неделя, и склад снимет его с продажи раньше последнего дня. Если закладывать хотя бы 30 дней запаса, окно продаж сокращается до 90 дней, а разумная партия — до 540 штук. Точный запас зависит от товара: для чая он один, для молочной продукции другой.

Темп продаж — средний, а не лучший

Вторая переменная формулы — продажи в день — ошибается чаще первой. Её берут по лучшей неделе, по акции или по прогнозу «когда раскрутимся», а срок годности не ждёт раскрутки.

Допустим, за последние четыре недели продано 168 штук — это 6 в день. Но на последней неделе была акция, и продали 63 штуки, по 9 в день. Если посчитать партию от 9 штук, при 120 днях остаточного срока выйдет 1 080 штук. Реальный темп 6 в день продаст за это время 720, и 360 штук останутся под риском.

Берите средние продажи за четыре-восемь недель без всплесков от акций, а для сезонных товаров — темп того же периода прошлого года. Если товар новый и истории нет, первую партию делайте заведомо меньше расчётной. Вторую поставку уже можно считать по фактическим продажам первых недель, и она будет точнее любого прогноза.

Даты на упаковке, в документах и в карточке

Склад сверяет даты на упаковке с тем, что заявлено. Если дата производства на коробке не совпадает с документами, если она нечитаема или её нет вовсе, у приёмки есть основания отказать. Проверьте каждую партию до отгрузки, а не после отказа.

В карточке товара срок годности — отдельная характеристика. Указывайте его так, как на упаковке, и обновляйте, если поставщик изменил рецептуру или упаковку и срок стал другим.

Не смешивайте в одном коробе товар из разных партий с разными датами. Короб с понятной датой на внешней стороне быстрее проходит приёмку, а вам проще отследить, какая партия где лежит.

Старые партии — первыми

На своём складе при работе по FBS правило простое: товар с более ранним сроком отгружается первым. Поставьте старую партию ближе к месту сборки заказов, новую — дальше, и подпишите полки датами.

На складе площадки порядок отбора вы не контролируете. Поэтому не везите новую партию, пока старая не распродана в основном, и не отправляйте в одной поставке товар с сильно разными сроками. Иначе свежий товар может уйти раньше, а старый — остаться до списания.

Смотрите остатки по партиям в своём учёте. Если по артикулу на складе лежат две партии, а продажи идут медленно, первой под угрозой окажется старая, и решение по ней нужно принимать раньше.

План на остаток: скидка почти всегда дешевле списания

Если расчёт показывает, что часть партии не успеет, решение нужно принимать, пока срок ещё большой. Чем раньше, тем меньше скидка, которая нужна, чтобы ускорить продажи.

Посчитаем те 180 штук под риском. Цена — 900 ₽, закупка — 350 ₽, услуги площадки условно 30 % цены, налог 6 %. При полной цене с каждой штуки остаётся 226 ₽. Со скидкой 25 % цена становится 675 ₽, и остаётся 82 ₽ — всего 14 760 ₽ на 180 штуках, но в плюсе. Даже скидка 40 % даёт почти ноль: около 4 ₽ минуса со штуки, 792 ₽ на весь остаток. А списание — это 180 × 350 = 63 000 ₽ закупки, без учёта возможной платы за утилизацию.

Реестр партий: одна таблица вместо сюрпризов

Всё описанное работает, только если данные о партиях где-то записаны. Достаточно простой таблицы: артикул, номер партии, дата производства, срок годности, дата приёмки, остаток на складе, темп продаж и расчётная дата, когда остаток перестанет успевать.

Раз в неделю отсортируйте её по последней колонке. Сверху окажутся партии, по которым решение нужно принимать сейчас. Это пять минут работы, которые экономят десятки тысяч рублей списаний. Если ассортимент большой, ту же таблицу можно собирать из выгрузки остатков и продаж в Excel или Google Таблицах, но колонку с датами партий надёжнее вести самим: даты производства знаете только вы и поставщик.

Ту же таблицу используйте при заказе следующей партии: срок годности, темп и время на дорогу уже в ней. Новая партия считается по формуле, а не по скидке поставщика за объём.

FAQ

Какой остаточный срок годности нужен для поставки на склад Ozon?

Требование зависит от категории и общего срока годности и может меняться. Актуальное значение смотрите в кабинете и справке Ozon. Проверяйте его на дату приёмки, а не отгрузки, с запасом на дорогу и очередь.

Как посчитать, сколько товара со сроком годности везти на склад Ozon?

Умножьте остаточный срок на дату приёмки на средние продажи в день — это потолок партии. Затем вычтите запас, который нужен покупателю, и возьмите меньше, если товар новый и темп ещё не подтверждён.

Что будет с товаром на складе Ozon, если срок годности подходит к концу?

Площадка может снять его с продажи и предложить вывезти или утилизировать. Условия и сроки указаны в справке и уведомлениях в кабинете. Лучше не доводить до этого и запускать скидку, пока срок ещё большой.

Почему склад Ozon не принял товар со сроком годности?

Чаще всего из-за остаточного срока ниже требуемого, нечитаемой или отсутствующей даты производства, расхождения дат на упаковке с документами. Проверяйте каждую партию до отгрузки и не смешивайте разные сроки в одном коробе.

Что выгоднее: скидка на товар с истекающим сроком или списание?

Почти всегда скидка. Даже глубокая скидка часто выводит продажу примерно в ноль, а списание означает потерю всей закупочной стоимости и, возможно, плату за утилизацию. Важно начинать раньше, пока скидка может быть умеренной.